БЛОГ IFABRIQUE

Всё о финансовом планировании. Как с помощью грамотного распределения денег увеличить прибыль компании?

Сегодня поговорим об обширной теме, которой, по каким-то причинам, касаются очень редко — финансовом планировании

Так, мы узнаем, как с помощью финансового управления побороть нехватку денег, грамотно распоряжаться бюджетом вашего бизнеса и увеличить прибыль компании.

Управление финансами — важный аспект организации бизнеса, наряду с продажами и маркетингом. Мы можем условно разделить успешность любого бизнеса на три части:

  1. Маркетинг
  2. Продажи
  3. Финансовое планирование

Первые два аспекта мы подробно освещали в этом блоге. Маркетинг, как совокупность инструментов привлечения клиентов, и продажи как совокупность инструментов для доведения привлечённых клиентов до успешной сделки с ними. Однако, что же такое финансовое планирование? Как распоряжаться теми средствами, которые оказались у вас в результате успешной работы продаж и маркетинга, чтобы компания успешно росла и развивалась? Давайте говорить об этом!

Чего не хватает бизнесу в кризис?

Стратегический маркетинг

Не секрет, что сегодня бизнес переживает непростые времена. Любой компании, желающей выстоять в кризисный период и выйти на устойчивый рост после его завершения, необходимы чётко отлаженные структуры и механизмы действий. Один из самых главных — стратегический маркетинг.

Это долгосрочная стратегия, которая предполагает разработку планирования продвижения бизнеса на как можно больший период вперёд. Главное, на что стоит обращать внимание — ассортиментная стратегия компании. То есть, вы должны чётко понимать, что вы продаёте и для кого, на какие группы и категории товаров делаете акцент сейчас, на что будете ставить в будущем. Так, самая простая стратегия, которую вы можете изменять и контролировать прямо сейчас — ценовая. Постоянно анализируйте рынок, изучайте предложения конкурентов и планируйте свою ценовую политику на перспективу. Однако, вы не можете просто взять и снизить цены — таким образом, компания просто перестанет зарабатывать. Ищите, чем вы можете выгодно выделиться на фоне конкурентов и мыслите стратегически.
«Отличайся или умри» — вот основная идея маркетинга на сегодня
Хорошим примером здесь может послужить компания Disney, которая в своё время стратегически подошла к вопросу увеличения своего присутствия на различных рынках. Специалисты компании подсчитали, что средняя американская семья тратит на отпуск примерно 3с 000 долларов. 25% из них приходится на продукцию и услуги компании Disney. Тогда компания обратила внимание, на что уходят остальные 75% отпускных расходов средней американской семьи, и перестроила свой спектр товаров и услуг так, что процент отпускных трат средней американской семьи, приходящийся на долю компании Disney, увеличился с 25 до 70%!

Как они это сделали? Расширили спектр предложений и услуг, продавая не только свои парки развлечений и продукцию, связанную с фильмами, но и все сопроводительные услуги: трансфер из аэропорта, проживание в отеле, питание, бытовые вещи. Стратегическое планирование позволило компании увеличить присутствие на рынке и поднять прибыль!

Резервные фонды как обязанность и зло кредитов и окладов

Кредитная нагрузка бизнеса и окладные зарплаты — это в данный момент зло, особенно, если бизнес берёт кредиты на операционные расходы, а не на развитие. Мы считаем, что бизнес должен развиваться на собственные деньги, а лишняя закредитованность — пусть в никуда. Рано или поздно, особенно в кризис, банки просто перестанут кредитовать бизнес, и что вы будете делать? Искать инвестиции? Это будет очень тяжело сделать в кризис.

То же самое касается окладов. Не стоит платить их в кризис, особенно не стоит брать кредиты на выплату окладов, потому что это кредит не на развитие и рост, это кредит на выживание. Вспомните, что целью любого бизнеса является извлечение прибыли, а не выживание.

Что же делать? Копите резервы и используйте их в нужный момент! У любой компании должен быть резервный фонд, который создаётся из прибыли и расчехляется в сложные времена, а лучше — не расчехляется совсем (как это сделать даже в кризис, мы расскажем далее). Важно: создавайте резервы из прибыли. Включите резервы в оперативные расходы и откладывайте в резервный фонд процент из прибыли компании. Просто создайте себе такую статью расходов на резерв, и рано или поздно вы поблагодарите себя за это.

Почему это важно? Как бы хороши и успешна ни была компания сейчас, как бы она не росла, вы всегда найдёте, на что потратить ваша возрастающие доходы. Это легко заметить и на нашей собственной жизни — с уровнем нашего личного дохода растут и наши потребности. То же самое и с компанией, и именно поэтому, на случай если наши расходы в определённый момент и по определённым причинам (например, кризис) превысят наши доходы, мы должны иметь резервный фонд.

Хаос в области финансов и расходов

Хаос очень мешает в распределении финансов компании. Когда механизмы распределения финансов в компании не отлажены, всё в этом вопросе берёт на себя руководитель, не делегируя полномочия в этой сфере ответственным сотрудникам. Это всё ведёт к расточительству, неопределённости и отсутствию настоящего контроля.

Нет отлаженной системы получения дохода компании

Вы часто кидаетесь в обучение маркетингу, продажам, прочим вещам, которые способны увеличить доход, но в этом всём нет системного подхода. Разработайте чек-листы, которые будут включать в себя необходимые действия по каждой статье предприятий, способных увеличить доход компании. Маркетинг, продажи, работа над корпоративным стилем, аналитика и мероприятия — всё можно включить туда. Главное — получайте обратную связь от сотрудников и клиентов, чтобы получить понимание того, какие пункты ваших систематизированных действий, направленных на увеличение дохода компании, работают.

Нет возможности сформулировать новую стратегию из-за рутины и долгов

В кризис нельзя идти по накатанной, а многие бизнесы продолжают это делать из-за того, что рутина поглощает их, и за ней руководители компаний не видят глубинные процессы изменившихся внешних условий. Такие компании даже не доживают до кризиса.

Кратким выводом в этой части статьи будет то, что перечисленные выше шесть пунктов должны постоянно находится в поле вашего зрения. Если обращать внимание на каждый из них, то вы будете обладать необходимым потенциалом для выживания и развития компании.

Да, формировать новые стратегии непосредственно в кризис сложно. Однако, лучше обратить внимание на себя и свою компанию сейчас, чем пытаться выжить на кредитах, окладных зарплатах, отсутствии адекватного позиционирования бренда и долгосрочной стратегии. Сконцентрируйтесь на себе, изучите свои ошибки и примите к сведению все внешние факторы. Примите сложные внешние обстоятельства как правила игры и никого не обвиняйте в своих неудачах, не жалейте себя — сейчас у вас просто нет на это времени. Занимайтесь улучшением своей работы. Улучшайте финансовую систему своего бизнеса, разрабатывайте новые стратегии, а мы будем разбираться, как именно это сделать.

Стратегическое планирование во всём, и главное — в финансах. И это — главное, на что нужно ориентироваться в финансовом планировании — на достижение устойчивого роста компании.

Пример: компания Gloria Jeans прекрасно справилась с кризисом 2008 года, снизив цены на ассортименты на 30%, при этом закрыв 14 представительств в регионах из 21, увеличив число самостоятельных торговых представителей до 250. Это позволило увеличивать маржинальность при сокращении расходов. Также компания переобучила большое количество сотрудников, локализовала производство в России. Всё это — стратегический подход с важными и смелыми шагами, что позволило увеличить доход компании на 21%, и это по результатам кризиса!

Основные элементы финансового планирования

Финансовое планирование — это деятельность по составлению планов и по привлечению финансовых ресурсов. Отметим, что финансовое планирование — это не бюджетирование, а стратегическое планирование использования имеющихся средств с целью увеличения прибыли, а не освоения текущих бюджетов. Если ставить бюджет впереди плана, то на первое место выйдет внимание к расходам, чего нам совсем не хочется, ведь наша задача — обращать первоочередное внимание на доходы бизнеса и на то, как они распределяются для его дальнейшего роста.

Это очень важная разница. Говоря «бюджет», мы можем смело сказать вторым словом «освоить». Говоря «финансовое планирование» мы подразумеваем «выполнить и увеличить прибыль». Просто осваивая бюджеты, вы увеличиваете закредитованность бизнеса и делаете его неэффективным, поэтому лучше выполнять стратегический план, который позволит развиваться и вам, и компании.

Наличие эффективной финансовой системы даёт компании:

  1. Достижение цели компании
  2. Увеличение уровня потребности доходов
  3. Правильный обмен сотрудников
  4. Правильное распределение зарплат
  5. Правильное общение владельца и бизнеса
  6. Наличие резервов в компании
  7. Независимость и самостоятельность бизнеса
Как грамотно управлять финансами?

Мы рассмотрим три основных элемента финансового планирования, которые помогут вашему бизнесу расти.

Еженедельная основа финансового плана

Никто не отменял долгосрочного планирования, но возьмите себе за правило: раз в неделю планируйте, какие действия вы произведёте в отношении доходов и расходов компании. Запомните: в году не 12 месяцев, а 52 недели! Ставьте сотрудникам еженедельные планы, потому что их проще контролировать!

То же самое касается доходов и расходов бизнеса: разделяя их распределение на маленькие периоды, вы увеличиваете контроль. Также важно правильно выбрать день недели, когда будет осуществляться финансовое планирование. Мы рекомендуем сделать таким днём четверг, чтобы окончательно утвердить все статьи расходов, и у вашей бухгалтерии осталась целая пятница, чтобы разобраться с документами по их утверждению.

Итак, каждый четверг вы распределяете недельную сумму денег так, чтобы до следующего четверга все ваши расходы были расписаны, и на всё хватило. Это важно и для анализа работы компании. Так, вы быстро можете посмотреть, как вы поработали в этот короткий промежуток времени, соотнести полученные данные со стратегическими моделями развития компании, и, в случае чего, быстро внести необходимые корректировки.

С доходами же ситуация будет обстоять следующим образом: вы составляете план на неделю, обозначая, какую сумму вы хотите по итогам данной недели заработать, на каких именно сделках и предприятиях вы хотите её заработать, и что должен сделать каждый сотрудник, чтобы достичь обозначенных показателей к следующему четвергу. Чуть-чуть превышайте ожидаемый доход каждую неделю — так вы всё будете делать правильно и достигните необходимого финансового показателя.

Важно: считайте всё. Количество отправленных коммерческих предложений, звонков, созданных документов, постов в социальных сетях. Ставьте количественные цели на неделю исходя из аналитики цифр за предыдущий период.
Хотите посетить бесплатный вебинар по финансовому планированию? Напишите нас в WhatsApp.

Делегируйте финансовое планирование

Финансовым планированием не должен заниматься учредитель. Да, первые несколько месяцев это придётся делать вам, однако, затем эту функцию необходимо делегировать. Создайте финансовый совет компании, который будет заниматься финансовым планированием и распределять операционные расходы. Это не должен быть учредитель, это должны быть руководители отделов или направлений деятельности компании, потому что именно они в конечном счёте отвечают за доход бизнеса, и именно им лучше всего поручить распоряжение операционными расходами. Не бойтесь наделить своих сотрудников ответственностью — они с ней справятся.

Раз в неделю финансовый совет собирается и планирует расходы и доходы компании на основе полученных от финансового директора отчётов. На основе данного собрания ставятся планы сотрудникам, планируются расходы и доходы, производится расчёт необходимых различным направлениям деятельности компании средств.

Важный момент: выполнение поставленных планов нужно обязательно контролировать. Собирайте летучки утром и вечером, ставьте задачи сотрудникам и в конце дня проверяйте, кто и что именно выполнил. Помните: от этого зависит доход компании, который вы контролируете каждую неделю. Так проще и вам, и вашим сотрудникам. Особенно в период пандемии и работы на удалёнке. Никто не потеряется в пространстве собственной квартиры, все будут чётко знать, какие задачи им сегодня необходимо решить.

Контроль работы с расходами

Разработайте форму распределения средств. Установите правила, по которым вы будете тратить деньги, чтобы избежать сумбура. Вот какие статьи расходов нужно учесть в данной форме:

1. Необходимые расходы, без которых бизнес остановится – материалы, сырьё, зарплаты за необходимые услуги и т. п.
2. То, без чего бизнес попадёт в ситуацию форс-мажора – налоги, платежи по кредитам, выплата дивидендов, резервы и так далее.
3. Те расходы, без которых бизнес будет стагнировать - это, прежде всего, корпоративные затраты на бонусы, подарки сотрудникам, подарки клиентам, PR-мероприятия, чай и кофе в офисе, все мелкие расходы, благотворительность – всё, что нужно для поддержания здоровой жизнедеятельности компании.

Итак, мы разделили все наши расходы и определились в долях, сколько и на что тратить в процентах и долях, мы уже можем определить нашу точку безубыточности, посчитать, сколько мы можем и должны зарабатывать.

Важно отметить, что под каждую расходную статью лучше всего создать собственный фонд и распределять средства по данным фондам в порядке важности, по градации, который мы указали выше. Так и создаются правила распределения расходов, по которым компании легче жить.

Исходя из всех данных, вы сможете корректировать каждый фонд в зависимости от внутренних и внешних ситуаций, а также в соответствии с вашим стратегическим планом.

Так, данные элементы финансового планирования позволят вам контролировать компанию, мотивировать сотрудников и грамотно распределять средства на еженедельной основе. Это важные для любого бизнеса инструменты, которые придадут компании стабильность и помогут в реализации долгосрочных целей. Помните: бизнес – это про прибыль, и финансовое планирование является важным инструментом для её получения.

Несколько советов, чтобы выжить в трудные времена

  1. Сократить расходы, но не в ущерб производству
  2. Не копить долги в отношении операционных расходов
  3. Вкладывать в рентабельные товары и развивать прибыльные направления. Торгуйте тем, на что есть спрос
  4. Всеми способами распродать неликвид — скидки, бонусы, распродажи, все методы хороши
  5. Не вводите непроверенные методы или товары, только после тщательного исследования и анализа.

Это были главные элементы финансового планирования. Теперь подробнее поговорим об одной из самых главных статей расходов в любом бизнесе и важной части финансового планирования — распределении заработной платы сотрудников.

Как распоряжаться зарплатами в бизнесе

Распределение зарплат — это большая и больная для многих предпринимателей тема, особенно в условиях кризиса и пандемии. Новые реалии требуют новых подходов — другой, более эффективной, справедливой и мотивирующей сотрудников системы распределения заработной платы. В этой части статьи мы будем разбираться, как на основе грамотного финансового планирования платить зарплаты грамотно. Это будет выгодно и вам, и вашим сотрудникам.

Зарплата — важный элемент финансового планирования. Так, мы внедрили систему планирования, у нас есть совет финансового планирования, который распоряжается расходами и доходами. Соответственно, наши сотрудники теперь напрямую ответственны за доход компании, а значит логично, что они будут ответственны и за свой доход. Вот как это работает.

Вы рассчитали точку безубыточности компании, определили сумму, которая позволяет компании выживать и количество необходимого для этого рабочего персонала и функции, которые эти люди должны выполнять. Исходя из этого, вы сравниваете, а какой зарплатный бюджет у вас вообще есть и распределяете его между сотрудниками, но как это сделать справедливо? Привяжите свои возможности по заработной плате к статистикам сотрудника.

Например, у вас есть 10 менеджеров, и вы хотите платить каждому из них по 50с 000 рублей, но при условии, что они выполняют необходимые KPI. Вы привязываете менеджеров к доходу и платите зарплату за выполнение определённых статистик, которые отдел финансового планирования, созданный ранее, уже обозначил. Так, если менеджер не показывает должных результатов, то он и получает меньшую зарплату, деньги из фонда заработной платы, на отдел продаж, перераспределяются на сотрудников, которые выполнили и перевыполнили свои планы.

Также решите, из каких денег вы будете платить зарплату, со всей выручки компании или с маржинального дохода компании. Так, например, привязывая зарплату к маржинальному доходу, вы создаёте систему, при которой каждый сотрудник заинтересован в том, чтобы прибыль компании росла. А система распределения зарплатного фонда при таком подходе будет следующей:

Допустим, в отделе работает 3 сотрудника, и вы хотите платить каждому сотруднику 120с 000 рублей. Ваш совет финансового планирования, исходя из заработанных компанией средств, выделил на зарплату данному отделу 400с 000 рублей. Так, в системе распределения зарплатного фонда вы присваиваете каждому сотруднику по 120 первичных баллов. Далее учитываются показатели, которые относятся к личным статистикам. Это может быть стаж работы, рост личных показателей, выполнение определённых функций. В итоге вы считаете баллы каждого сотрудника — за каждый из них начисляется определённое количество баллов.

Представим, что при подсчёте конечных баллов, у каждого сотрудника получилось 134, 126 и 138 баллов соответственно. Вы делите ваш фонд, 400с 000, на общую сумму баллов сотрудников — это 398, и получаете стоимость одного балла в рублях. Далее просто умножаете стоимость одного балла на количество баллов каждого сотрудника, и справедливая зарплата на основе эффективности готова!

Соответственно, если точка безубыточности компании будет в следующих месяцах меньше, то и в фонд оплаты труда попадёт меньше средства, а значит, сотрудники получат меньшую зарплату. Это работает и в обратную сторону. Так мотивируется каждый сотрудник и создаётся прочная команда, заинтересованная в прибыльности бизнеса.
Хотите попасть на бесплатный вебинар по безокладной оплате труда? Напишите нас в WhatsApp.

Выводы

Финансовое планирование — это важный инструмент развития бизнеса и контроля всего, что происходит внутри компании. Только с помощью грамотного распределения финансовых потоков вы сможете добиться хороших результатов и хорошей работы от каждого вашего сотрудника, даже если вокруг вас кризисные времена.