КЕЙ AMOCRM IFABRIQUE
Как HR-отдел перестал терять кандидатов в хаосе из 1000 откликов в день
История внедрения amoCRM в «Альфа Персонал»: от Excel и потерянных звонков до управляемой воронки и +30% к скорости найма
Когда Excel перестаёт справляться
«Мы теряем людей. Просто теряем — и не знаем, где именно».
Алексей, руководитель «Альфа Персонал», открыл очередную таблицу Excel и понял, что не помнит, кому из 10 операторов он её отправлял вчера. В СБИС висели одни данные, в WhatsApp — другие, а часть откликов вообще осела в личных телефонах сотрудников.
Компания занимается аутстаффингом: подбирает упаковщиков, грузчиков и комплектовщиков для складов и производств в Московской и Ленинградской областях. Каждый день — 1000 откликов с Авито. На собеседования приходит только 30% записавшихся. Каждый потерянный контакт — это недосчитанные деньги и сорванные планы клиентов.
Алексей, руководитель «Альфа Персонал», открыл очередную таблицу Excel и понял, что не помнит, кому из 10 операторов он её отправлял вчера. В СБИС висели одни данные, в WhatsApp — другие, а часть откликов вообще осела в личных телефонах сотрудников.
Компания занимается аутстаффингом: подбирает упаковщиков, грузчиков и комплектовщиков для складов и производств в Московской и Ленинградской областях. Каждый день — 1000 откликов с Авито. На собеседования приходит только 30% записавшихся. Каждый потерянный контакт — это недосчитанные деньги и сорванные планы клиентов.
Что происходило до внедрения
Операторы работали каждый «как привык»:
Руководитель не видел, кто и как отрабатывает отклики. Нет истории звонков, нет контроля задач, нет понимания, на каком этапе отваливаются кандидаты. Новые сотрудники входили в роль неделями — никаких стандартов, никаких регламентов.
Когда поток доходит до 1000 откликов в день, а реально выходят на смену только треть записавшихся, система начинает трещать по швам.
- Одни записывали кандидатов в блокнот
- Другие вели списки в личных Excel-файлах
- Третьи держали информацию в памяти
Руководитель не видел, кто и как отрабатывает отклики. Нет истории звонков, нет контроля задач, нет понимания, на каком этапе отваливаются кандидаты. Новые сотрудники входили в роль неделями — никаких стандартов, никаких регламентов.
Когда поток доходит до 1000 откликов в день, а реально выходят на смену только треть записавшихся, система начинает трещать по швам.
«Чтобы мы не потеряли ни одного контакта»
На первом созвоне Алексей сформулировал главную задачу предельно чётко:
«Тут же смысл в чём. Чтобы мы не потеряли ни 1 контакта, ни 1 соискателя. Всем позвонили, всех пригласили».
Но была проблема: команда привыкла работать быстро и без лишних формальностей. Любое усложнение могло встретить сопротивление.
«Запутаются ребята, реально запутаются. Тут прямо настолько просто должно быть», — переживал Алексей.
«Тут же смысл в чём. Чтобы мы не потеряли ни 1 контакта, ни 1 соискателя. Всем позвонили, всех пригласили».
Но была проблема: команда привыкла работать быстро и без лишних формальностей. Любое усложнение могло встретить сопротивление.
«Запутаются ребята, реально запутаются. Тут прямо настолько просто должно быть», — переживал Алексей.
Что хотели получить
- Единую точку входа — все отклики из Авито, звонки и переписка в одном месте
- Автоматические напоминания — чтобы операторы не забывали перезвонить через день, три, неделю
- Контроль для руководителя — видеть нагрузку на каждого оператора и узкие места в воронке
- Простоту для команды — минимум кликов, максимум автоматизации
Главный спор: сколько этапов — не много ли?
Самая жаркая дискуссия развернулась вокруг воронки.
Сергей, внедренец от iFabrique, предложил классическую схему с шестью этапами: «Не разобрано → Заявка взята → Кандидат квалифицирован → Собеседование назначено → Собеседование проведено → Направлен на объект».
Алексей покрутил головой:
«Блин, нет. Уберите. Вы знаете, как? Ребята сидят просто на телефоне, не выходят никуда. И они, по большому счёту, за 1 диалог всё делают. Позвонили, всё обсудили — вахта, не вахта. Потом напомнили: "Ты к нам записывался, приезжай". Всё».
Екатерина, менеджер проекта, попыталась объяснить логику:
«Если мы делаем этап, где будут храниться спящие клиенты, то вы благополучно про всех них забудете. Там не будет ставиться задача, это будет неактивный этап».
Но Алексей стоял на своём:
«Смотрите, я, например, как ленивый сотрудник, не дозвонился — отправил в "Спящие". Вот. И забыл».
После часа обсуждений родилось компромиссное решение: убрать «мусорные» этапы, заменить их задачами и причинами отказа. Воронка сократилась с шести этапов до трёх активных.
Итоговая схема:
Все промежуточные контакты — через автозадачи. Все «спящие» — в закрытые сделки с причинами отказа и напоминаниями через месяц.
Сергей, внедренец от iFabrique, предложил классическую схему с шестью этапами: «Не разобрано → Заявка взята → Кандидат квалифицирован → Собеседование назначено → Собеседование проведено → Направлен на объект».
Алексей покрутил головой:
«Блин, нет. Уберите. Вы знаете, как? Ребята сидят просто на телефоне, не выходят никуда. И они, по большому счёту, за 1 диалог всё делают. Позвонили, всё обсудили — вахта, не вахта. Потом напомнили: "Ты к нам записывался, приезжай". Всё».
Екатерина, менеджер проекта, попыталась объяснить логику:
«Если мы делаем этап, где будут храниться спящие клиенты, то вы благополучно про всех них забудете. Там не будет ставиться задача, это будет неактивный этап».
Но Алексей стоял на своём:
«Смотрите, я, например, как ленивый сотрудник, не дозвонился — отправил в "Спящие". Вот. И забыл».
После часа обсуждений родилось компромиссное решение: убрать «мусорные» этапы, заменить их задачами и причинами отказа. Воронка сократилась с шести этапов до трёх активных.
Итоговая схема:
- Неразобраное — сюда падают все отклики с Авито
- Заявка взята в работу — оператор звонит, уточняет возраст, гражданство, готовность к вахте, записывает на собес
- Собеседование назначено — автоматические напоминания за 5 дней, 3 дня и сутки до встречи
- Успешно / Закрыто и не реализовано
Все промежуточные контакты — через автозадачи. Все «спящие» — в закрытые сделки с причинами отказа и напоминаниями через месяц.
Как внедряли: 2 недели настройки + 4 недели поддержки
Этап 1: Аудит и проектирование (3 дня)
Команда iFabrique изучила реальный процесс работы операторов. Выяснилось:
На второй встрече согласовали список полей. Алексей настоял на минимализме:
«Я сейчас озадачен тем, что это долго на этапе звонка. Надо сокращать».
Из 15 предложенных полей обязательными сделали только 4:
Остальное — опционально, чтобы не тормозить операторов.
- Звонок длится 2-3 минуты — нужно успеть квалифицировать и записать
- Кандидаты часто переносят встречи — нужны гибкие напоминалки
- Не у всех есть документы для договора — поле «Договор заключён» решили не делать обязательным
На второй встрече согласовали список полей. Алексей настоял на минимализме:
«Я сейчас озадачен тем, что это долго на этапе звонка. Надо сокращать».
Из 15 предложенных полей обязательными сделали только 4:
- Карты (да/нет)
- Город
- Пол
- Гражданство
Остальное — опционально, чтобы не тормозить операторов.
Этап 2: Настройка системы (1 неделя)
Интеграции:
Автозадачи (то, чего больше всего боялся Алексей):
Обязательные поля: Сделали минимум, но строгий: без заполнения города и гражданства не перевести сделку дальше. Это гарантировало, что база будет чистой.
- Авито — отклики автоматом летят в «Не разобрано» (подключили 2 аккаунта из 10, остальные — постепенно)
- Манго Телеком — все звонки записываются и попадают в карточки сделок
- WhatsApp и Telegram — переписка хранится в карточке, ничего не теряется
Автозадачи (то, чего больше всего боялся Алексей):
- День после взятия в работу — «Свяжитесь, если не дозвонились»
- Три дня — «Уточните статус»
- Пять дней — «Контрольный звонок»
- За 5 часов до собеседования — «Напомните кандидату»
Обязательные поля: Сделали минимум, но строгий: без заполнения города и гражданства не перевести сделку дальше. Это гарантировало, что база будет чистой.
Этап 3: Обучение (2 сессии)
Сергей провёл две онлайн-встречи: одну для операторов, вторую — отдельно для Алексея.
Разобрали:
Один из операторов спросил:
«Смотрите, если человек позвонил с одного номера, а связь через другой номер — это прописывается только в комментарии?»
Сергей показал, как добавлять несколько телефонов в одну карточку. Таких мелочей было с десяток — все записали, все учли.
Разобрали:
- Как обрабатывать пропущенные звонки
- Куда «уходят» кандидаты, до которых не дозвонились (в закрытые с тегом «Игнор», задача на повторный звонок через месяц)
- Как объединять дубли, если человек откликнулся на две вакансии
Один из операторов спросил:
«Смотрите, если человек позвонил с одного номера, а связь через другой номер — это прописывается только в комментарии?»
Сергей показал, как добавлять несколько телефонов в одну карточку. Таких мелочей было с десяток — все записали, все учли.
Этап 4: Запуск и сопровождение (4 недели)
Первую неделю команда присматривалась. Алексей каждый день заходил в чат:
«Вопросов, конечно, куча будет».
Но их было меньше, чем ожидалось. Система оказалась интуитивной. Главное — операторы увидели, что задачи реально помогают: не надо держать в голове, кому перезвонить завтра в 10 утра.
К концу второй недели вопросы почти закончились. Екатерина и Сергей дорабатывали формулировки задач, добавили пару полей (по просьбе команды), убрали одно лишнее.
«Вопросов, конечно, куча будет».
Но их было меньше, чем ожидалось. Система оказалась интуитивной. Главное — операторы увидели, что задачи реально помогают: не надо держать в голове, кому перезвонить завтра в 10 утра.
К концу второй недели вопросы почти закончились. Екатерина и Сергей дорабатывали формулировки задач, добавили пару полей (по просьбе команды), убрали одно лишнее.
Результаты: что изменилось за первый месяц
Скорость обработки выросла на 30%
Раньше операторы постоянно переключались: открыть мессенджер, найти нужный чат, вспомнить, кому уже звонили, а кому — нет. Теперь система сама подсказывает: вот твоя задача, вот история общения, действуй.
Один из операторов на обучении сказал:
«Вот, давайте начнём уже работать. Вопросов, конечно, куча будет».
Но через две недели вопросов почти не осталось. Команда успевает на 30% больше за смену — просто потому, что не тратит время на рутину.
Один из операторов на обучении сказал:
«Вот, давайте начнём уже работать. Вопросов, конечно, куча будет».
Но через две недели вопросов почти не осталось. Команда успевает на 30% больше за смену — просто потому, что не тратит время на рутину.
Ноль потерянных заявок
Раньше часть откликов «залипала» где-то между Авито и Excel. Теперь каждый отклик попадает в «Неразобраное», и каждое «Неразобраное» ежедневно разбирается.
Алексей больше не переживает:
«Главное, чтобы они не забыли позвонить через 3 месяца».
Не забудут. Задача прилетит автоматически.
Алексей больше не переживает:
«Главное, чтобы они не забыли позвонить через 3 месяца».
Не забудут. Задача прилетит автоматически.
Руководитель видит полную картину
Раньше Алексей работал «на ощущениях». Теперь он открывает amoCRM и за 30 секунд понимает:
Карточка хранит всё: звонки, переписку, задачи, причины отказов. Можно послушать любой звонок, понять, где оператор ошибся, и показать, как делать правильно.
- У кого из 10 операторов какая нагрузка
- Сколько кандидатов «застряло» на этапе собеседования
- Какие причины отказа встречаются чаще всего
Карточка хранит всё: звонки, переписку, задачи, причины отказов. Можно послушать любой звонок, понять, где оператор ошибся, и показать, как делать правильно.
Меньше рутины — выше продуктивность
Операторы перестали тратить время на:
Всё это система делает за них. Освободившееся время идёт на звонки — на то, ради чего их и наняли.
- Ручные напоминания себе
- Лишние просмотры чатов («а я ему уже ответил?»)
- Повторные уточнения («а когда он записывался?»)
Всё это система делает за них. Освободившееся время идёт на звонки — на то, ради чего их и наняли.
Что важно запомнить: выводы для похожих проектов
1. Простота важнее «правильности»
Мы начали с шести этапов воронки — закончили тремя. И это сработало лучше, потому что операторы работают быстро. Один звонок — одна запись на собес. Зачем им промежуточные стадии?
Урок: Не копируйте чужие воронки. Смотрите, как реально работает ваша команда.
Урок: Не копируйте чужие воронки. Смотрите, как реально работает ваша команда.
2. Обязательные поля — это фильтр качества
Алексей боялся перегрузить команду полями. Мы оставили только 4 обязательных — но строгих. Без них сделку не перевести дальше.
Результат: база чистая, поиск работает, аналитика корректная.
Урок: Лучше 4 обязательных поля, которые реально заполняют, чем 15 «желательных», которые игнорируют.
Результат: база чистая, поиск работает, аналитика корректная.
Урок: Лучше 4 обязательных поля, которые реально заполняют, чем 15 «желательных», которые игнорируют.
3. Автозадачи снимают нагрузку с памяти
Операторы — не роботы. Они забывают перезвонить, теряют записи, путают даты. Автозадачи делают за них «напоминалки».
За 5 часов до собеседования система сама говорит: «Позвони кандидату, подтверди визит». Оператору не нужно думать — только действовать.
Урок: Чем больше система берёт на себя рутину, тем выше результат команды.
За 5 часов до собеседования система сама говорит: «Позвони кандидату, подтверди визит». Оператору не нужно думать — только действовать.
Урок: Чем больше система берёт на себя рутину, тем выше результат команды.
4. Подключайте каналы сразу, но постепенно
Мы подключили Авито, WhatsApp, Telegram, телефонию — всё в первую неделю. Но из 10 аккаунтов Авито стартовали с двух.
Почему? Чтобы команда привыкла. Через месяц добавим остальные — но фундамент уже заложен.
Урок: Не пытайтесь внедрить всё и сразу. Дайте людям адаптироваться.
Почему? Чтобы команда привыкла. Через месяц добавим остальные — но фундамент уже заложен.
Урок: Не пытайтесь внедрить всё и сразу. Дайте людям адаптироваться.
5. Обучайте в реальном интерфейсе, а не на бумаге
Регламенты «на бумаге» не работают. Мы провели два живых обучения, отвечали на вопросы прямо в процессе, записали всё на видео.
Один из операторов сказал:
«Вопросов пока нет. Ну, давайте начнём уже работать».
Через две недели работы вопросы закончились. Потому что люди учились не по инструкции, а на практике.
Урок: Обучение должно быть интерактивным, с разбором ваших реальных сценариев.
Один из операторов сказал:
«Вопросов пока нет. Ну, давайте начнём уже работать».
Через две недели работы вопросы закончились. Потому что люди учились не по инструкции, а на практике.
Урок: Обучение должно быть интерактивным, с разбором ваших реальных сценариев.
Что дальше
Проект продолжается. В планах:
Но главное уже сделано: поток из 1000 откликов в день стал управляемым.
- Подключить оставшиеся 8 аккаунтов Авито
- Настроить отчёты по конверсии (когда накопятся данные)
- Обновить причины отказов по мере появления новых сценариев
- Добавить автоматические SMS-напоминания за сутки до собеседования
Но главное уже сделано: поток из 1000 откликов в день стал управляемым.
Узнайте, где ваш HR-отдел теряет кандидатов
Оставьте заявку, и мы бесплатно покажем, как amoCRM решит ваши задачи.
Итог
amoCRM в «Альфа Персонал» закрыла главную боль массового подбора: операторы перестали терять кандидатов, руководитель получил прозрачность, скорость обработки выросла на 30%.
Это не история про «волшебную CRM, которая всё решила». Это история про команду, которая честно сказала: «У нас хаос, и мы хотим навести порядок». И про подрядчика, который не навязывал «правильную» воронку, а слушал, спорил, адаптировал — пока не получилось просто и работающе.
Ключ к успеху — не в количестве функций, а в том, чтобы система встроилась в реальный процесс. Минимум этапов, строгие обязательные поля, автозадачи по событию, подключённые каналы. Просто, быстро, по делу.
Это не история про «волшебную CRM, которая всё решила». Это история про команду, которая честно сказала: «У нас хаос, и мы хотим навести порядок». И про подрядчика, который не навязывал «правильную» воронку, а слушал, спорил, адаптировал — пока не получилось просто и работающе.
Ключ к успеху — не в количестве функций, а в том, чтобы система встроилась в реальный процесс. Минимум этапов, строгие обязательные поля, автозадачи по событию, подключённые каналы. Просто, быстро, по делу.