Кейс внедрения amoCRM для управляющей компании на рынке инвестиционной недвижимости в Таиланде

Грамотное управление загрузкой и состоянием апартаментов, реализованное в TravelLine, позволяло создавать и отслеживать бронирования в WebPMS, не упуская ни один заезд и выезд клиента из виду. Однако как анализировать продажи, если общение с постояльцами ведется в нескольких мессенджерах с личного телефона менеджера по продажам?

Добавьте к управлению взаимоотношениями с клиентами задачу автоматического формирования отчетности для владельцев недвижимости и задайте навязчивый вопрос: как удовлетворить бизнес-требования заказчика в одной системе? В этом кейсе мы докажем, что вести учет доходов от сдачи апартаментов в аренду и расходов по их обслуживанию можно и в CRM-системе.

Настроили три воронки: для учета доходов от сдачи апартаментов в аренду, для учета переменных расходов по их обслуживанию, а также для учета ежемесячных фиксированных затрат на клининг, телевидение и интернет.

Добавили пользовательские поля и с помощью бесплатных виджетов от наших партнеров настроили их группировку и скрытие для каждой воронки. Это позволило визуально разделить карточку сделки на соответствующие блоки.

При поступлении оплаты сразу за несколько месяцев менеджеру необходимо поочередно для каждого периода проживания указать дату и сумму дохода в том месяце, оплата за который поступила, включить флаг «Создать доход» и сохранить внесенные изменения. Далее Salesbot’ы сменят этап сделки на «Передано в начисление», там автоматически создадут ее копию, установят для этой копии бюджет, равный сумме дохода, вернут сделку на изначальный этап и очистят поля к заполнению на следующий месяц проживания. Копия же останется на этапе «Передано в начисление» до тех пор, пока не наступит день, когда сделка должна быть успешно реализована.

Помимо настройки триггеров подключили к воронке пользующиеся спросом среди постояльцев мессенджеры: Telegram, Instagram, WhatsApp. Объединение каналов поступления лидов в одном месте не только обеспечило прозрачность общения менеджера с клиентами, но и позволило отслеживать конверсию продаж.

Если в воронке для учета доходов за сделку принималось бронирование, то в воронках для учета расходов сделками считаются комбинации апартаментов и статей расходов. Настроили этап для быстрого добавления новых апартаментов и автоматическое переименование сделок на этапе со списком текущих: менеджеру достаточно заполнить поле с названием объекта, прикрепить контакт собственника и передвинуть сделку на следующий этап.

Далее, чтобы учитывать переменные расходы (например, за электричество, воду или чистку кондиционеров), менеджеру достаточно перейти в карточку обслуживаемого объекта, выбрать статью расходов из выпадающего списка, заполнить бюджет и включить флаг «Создать расход». Salesbot’ы скопируют текущую сделку по аналогии с настройками в доходной воронке, однако копия сменит этап на «Успешно реализовано», не дожидаясь конкретного месяца.

Что же касается фиксированных затрат, то при добавлении новых апартаментов для каждой статьи постоянных расходов автоматически создается и переименовывается сделка в соответствующей воронке. Менеджеру достаточно один раз заполнить информацию по объекту и подтвердить создание расхода включением флага. Один раз в месяц сделки, получившие подтверждение, будут копироваться и уходить в успех, а для отслеживания таковых в воронке настроены Salesbot’ы, которые непрерывно проверяют включение флага и устанавливают соответствующие теги.

Когда настройка цифровых воронок была завершена, оставалось связать amoCRM с платформой по управлению загрузкой и состоянием апартаментов. И каково же было наше удивление, когда выяснилось, что для международных отелей в TravelLine интеграция с CRM-системами не предусмотрена. При работе с запросами к API можно было искать средства размещения и получать о них информацию, однако получать детали бронирований не представлялось возможным. Единственным источником информации о планируемых заездах были уведомления о подтверждениях, изменениях и отменах бронирований на адрес электронной почты.

Реализовать не предусмотренную интеграцию смогли через сервис наших партнеров. Настроили процессы получения и обработки писем, которые передают информацию о бронированиях в amoCRM, создают для них новые сделки или обновляют уже существующие, а также исключают создание дублей контактов.

Когда бронирования стали попадать в систему, а движение сделок по воронкам было автоматизировано, настроили выгрузку данных из amoCRM в Google Таблицы. Добавление новых апартаментов предполагало их экспорт на лист со списком владельцев и объектов, находящихся в управлении; доходы от сдачи апартаментов в аренду выгружались на лист «Incomes», а расходы по их обслуживанию — на лист «Expenses».

С помощью базовых функций настроили автоматическое приведение дат к единому формату, с помощью регулярных выражений научили таблицу самостоятельно распознавать сокращенные названия апартаментов (например, «205CC» воспринимать как «Calypso Condo: 205»), а с помощью вложенных формул на отдельных листах таблицы организовали сводные отчеты с возможностью фильтрации по датам и апартаментам.

Теперь заказчику, помимо основных преимуществ внедрения CRM-системы, доступны инструменты ведения учета доходов и расходов. Формирование отчетности для владельцев недвижимости в Google Таблицах автоматизировано в такой степени, что менеджеру достаточно выбрать апартаменты из выпадающего списка, установить даты отчета в календаре и нажать кнопку «Печать». Штатный же функционал amoCRM решает другие немаловажные задачи: управления взаимоотношениями как с клиентами, так и с собственниками апартаментов, а также задачи анализа и контроля качества продаж, вместе с тем выводя управление инвестиционной недвижимостью на новый уровень.