Кейс: Внедрение amoCRM для компании — организатора выставок и конференций

Наш заказчик: работает во множестве сфер, таких, как:

• Организация и обслуживание выставок;
• Проведение конференций;
• Издательские услуги;
• Продажа строительных материалов.

Перед нами стояло множество задач, и, чтобы сократить рассказ, мы поговорим только об одном направлении нашей работы - организацией выставок и конференций в сфере строительной промышленности.

Основной задачей подразделения компании, которое занимается организацией выставок было расширение функционала менеджеров. Так, компании было необходимо, чтобы ответственные за мероприятие менеджеры не только занимались продажами, но и могли, работая в amoCRM, «расставить» стенды участников выставки в павильоне, мебель внутри стенда, печатать пригласительные билеты и получать отчеты. И все это нужно было реализовать в интерфейсе amoCRM. Для осуществления плана мы применили как стандартные доработки amoCRM, так и новые решения.

В первую очередь, мы провели качественный аудит бизнес-процессов компании, чтобы выявить слабые места отдела продаж компании и понять, какие решения внедрить в работу компании. Совместно с Заказчиком мы выбрали наиболее подходящий тариф amoCRM, зарегистрировали аккаунт в amoCRM и подключили необходимых компании пользователей.

Далее начался самый объёмный этап работы — этап настройки. Мы расписали и создали для компании 12 автоматических воронок продаж, настроили более 100 полей, создали 4 дополнительных списка в amoCRM, настроили индивидуальные отчеты по каждому пользователю.

Также мы интегрировали amoCRM с телефонией WestCall. Так, у компании появилась возможность хранить записи звонков и принимать входящие обращения прямо в amoCRM. Помимо телефонии, мы подключили в компанию сервисы Email и SMS рассылок, настроили рассылки на различные задачи. Так, клиентам компании автоматически приходят сообщения о доставке товара или доступности самовывоза. Сообщения отправляются отдельно для Москвы и Санкт-Петербурга.

Важным этапом в интеграции amoCRM стал перенос базы данных компании из Excel в amoCRM. У компании было 300 000 контактов, но так как базу было трудно контролировать, она была сильно раздута и содержала большое количество дублей. В результате работы с базой и устранения всего лишнего, мы загрузили в amoCRM более 200 000 контактов компании.

Для ускоренной работы с документами и их автоматической генерации, мы интегрировали виджет «Документооборот». Он автоматически генерирует документы и хранит их в системе, так, что менеджеры тратят на бюрократическую рутину в разы меньше времени.

В завершение внедрения amoCRM специалисты iFabrique провели двухэтапное обучение сотрудников компании по работе в amoCRM. Обучение проводилось отдельно для руководителей и для менеджеров. Так, руководителям были продемонстрированы все возможности аналитики в amoCRM, а менеджерам — возможности интерфейса системы и аспекты работы с клиентом на всех этапах отношения компании с ним.

Но это ещё не всё. Специально для компании Заказчика и её особых требований к некоторым из аспектов своей работы, мы разработали несколько интересных решений. Это конструкторы и генераторы, которые значительно упрощают организацию мероприятий сразу в нескольких аспектах. Вот что мы разработали:

1. Конструктор формирования плана выставки

В нём менеджер задает размеры стенда участника выставки, «расставляет» стены стенда, указывает название компании, раскрашивает стенд разными цветами.

2. Конструктор размещения мебели и услуг

После работы в конструкторе плана выставки, менеджер автоматически расставляет стены стенда. Так же может задать ему нестандартную форму. Если в сделку в amoCRM добавить мебель, розетки, вешалки и прочее, то эти предметы тоже отобразятся на плане.

3. Генератор паспорта стенда

После расстановки мебели, прямо из amoCRM, генерируется подробный документ и отправляется клиенту. В нем, помимо плана, прописаны услуги из списков amoCRM — уборка, интернет, электричество и другое.

4. Генератор билетов

Затем, по определенному шаблону, формируется билет в формате pdf, и заполняется всеми контактами из сделки. Для каждого контакта в сделке amoCRM создается отдельный билет и отправляется на почту.

5. Создание списков по данным из amoCRM

По окончанию мероприятия можно сформировать более 10 различных отчетов. Вот некоторые из них:

• Отчет по уборке стендов;
• Отчет по застройке стендов;
• Общий список мебели и оборудования.

В результате комплексного внедрения amoCRM, у компании Заказчика появилась чёткая структура отдела продаж, где хранится вся база компании, а обращения клиентов не теряются.

Также компания стала тратить в разы меньше времени на работу с документами и формирование структуры будущих мероприятий благодаря подключенным генераторам документов и конструкторов.

Так, сложное внедрение принесло компании увеличение продаж и оптимизацию работы отдела по организации мероприятий, а нам — одни из самых интересных опытов внедрения amoCRM.