Как amoCRM помогла медицинскому сервису навести порядок, вырасти и перестать терять заявки

Перед нами стояла компания из медицинской ниши, обслуживающая иностранных туристов и корпоративных клиентов на территории Европы. Их команда — небольшая, но очень мобильная: менеджеры, врачи, координаторы, бухгалтерия и администраторы.

Каждый день они решали десятки задач — от регистрации новых пациентов и общения со страховыми компаниями до подготовки медицинских отчетов и выставления счетов. Всё это — на двух языках и сразу для нескольких категорий клиентов: пациентов, врачей, компаний-заказчиков.

На практике это выглядело так: заявки приходят по почте, с сайта, через WhatsApp, кто-то что-то записал на бумажке, часть информации ушла в Excel, ещё что-то потерялось в личных чатах. Учёт расходов — отдельный кошмар, потому что часть трат фиксировалась вручную, а платежи врачам путались с оплатами от клиентов.

Бывали случаи, когда заявки просто терялись или доходили до врача с опозданием, а на согласование отчётов и счетов уходили часы. Про аналитику и отчёты по продажам даже не мечтали — максимум, что получалось собрать, это итоговую выручку за месяц по нескольким разрозненным файлам. И главное — каждый новый сотрудник погружался в хаос и тратил недели на то, чтобы просто разобраться, «кто за что отвечает»

Владельцы бизнеса честно признались: «Мы больше не справляемся по-старому. Всё растёт, заявок становится больше, рутинной работы — в три раза больше, а системности не хватает. Каждый день что-то теряется или требует лишнего контроля. Мы хотим прозрачности, автоматизации, порядка и чтобы ни одна заявка не потерялась».

Перед нами стояла цель внедрения amoCRM — построить для компании понятную и простую систему, которая решит сразу несколько задач:

• Автоматизация продаж: чтобы заявки не терялись, задачи ставились автоматически, а переход между этапами сделки был понятен каждому.
• Контроль лидов: чтобы никто не забывал про клиента, все статусы были видны, и ни одна сделка не висела «в воздухе».
• Рост продаж с CRM: чтобы увеличилось количество обработанных заявок, быстрее выставлялись счета и не было потерь на коммуникации между сотрудниками.
• Прозрачность учёта: чтобы руководитель видел, кто что делает, на каком этапе находится каждая сделка, сколько заработали и потратили за период.
• Интеграция с телефонией и почтой: чтобы всё, что раньше терялось в письмах и чатах, попадало в CRM автоматически.
• Автоматизация документов и учёта: чтобы счета, отчёты и карточки клиентов формировались в два клика, а не собирались вручную из разных файлов.

Всё началось с диагностики: мы подробно разобрали, как команда работает сейчас. Вместе с руководителями выстроили воронку продаж, отражающую их реальный рабочий процесс: от первичного обращения и регистрации пациента до назначения врача, получения медицинской информации, выставления счета и контроля оплаты. Каждый этап был связан с автоматическими задачами — не надо больше помнить, когда проверить документы, выставить счёт или связаться со страховой. Всё ставится автоматически и отображается в удобных напоминаниях.

Отдельным блоком проработали структуру базы данных. Для компании критически важно было видеть и разделять пациентов, врачей и компании-заказчиков. В amoCRM мы создали специальные карточки для каждой сущности, настроили фильтры и видимость полей, чтобы не путаться и быстро находить нужную информацию. Данные легко импортировались из Excel — мы сопоставили их с полями CRM и убрали дубли, чтобы не было повторов и лишней путаницы.

Мы интегрировали amoCRM с корпоративной почтой, чтобы письма от клиентов, страховых и компаний автоматически попадали в систему и фиксировались в сделках. Также подключили телефонию и внедрили хранение документов: теперь счета, сканы медотчётов и другие важные файлы доступны прямо в карточке сделки или контакта. Для экономии времени и памяти ненужные файлы можно быстро удалить, а при необходимости выгрузить все документы для бухгалтерии или отчетности.

Особое внимание уделили учёту финансов: настроили поля для автоматического расчёта расходов (например, оплата врачам, закупки лекарств, материалы), доходов (что выставлено клиентам, что уже оплачено) и итоговой прибыли по каждому кейсу. Теперь владелец бизнеса может в один клик увидеть, сколько реально заработали, что ещё должны получить, и какие траты были по каждому обращению. Мы предусмотрели возможность выгрузки этих данных в Excel для дальнейшего анализа или передачи бухгалтеру.

Процесс внедрения amoCRM занял всего несколько недель — за это время мы не просто настроили систему под конкретные процессы клиента, но и провели серию обучающих сессий для команды. Обучение было простым, на живых примерах: мы вместе создавали сделки, заполняли карточки, учились выставлять счета и генерировать отчёты в пару кликов. Руководитель получил запись всех обучений, чтобы в любой момент вернуться и освежить знания или показать новым сотрудникам.

Важная деталь — на каждом этапе мы объясняли всё без технических терминов. Не «модули», а «разделы», не «поля в API», а «какая информация нужна для работы». Это помогло быстро снять страх перед новой системой и сократить время на адаптацию сотрудников.

Внедрение amoCRM полностью изменило жизнь компании. Уже на первой неделе стало ясно: заявки больше не теряются, сотрудники перестали тратить время на рутину, а скорость обработки выросла почти в два раза.

Благодаря автоматическим задачам никто не забывает про оплату, документы, выставление счета или уточнение данных у врача. Всё прозрачно: руководитель в любой момент видит, где находится каждая сделка, кто отвечает за клиента, какие счета выставлены, сколько оплатили и какая сумма ещё ожидается.

Компания получила централизованный учёт расходов и доходов, научилась быстро формировать аналитику по всем сделкам: сколько денег в работе, сколько в «выиграно», на каком этапе теряются клиенты и кто из сотрудников работает эффективнее. Руководителю больше не нужно спрашивать «ну как там дела?» — цифры всё показывают сами.

Существенно улучшились метрики:

• Время обработки заявки сократилось с часов до минут.
• Количество забытых или потерянных заявок сократилось до нуля.
• Рост продаж с CRM составил около 25% за первые два месяца после внедрения: ни один клиент не ушёл без ответа, а возвращаемость увеличилась за счёт грамотной автоматизации коммуникаций.
• Время на рутинные задачи (сбор информации, создание счетов, контроль оплаты) сократилось в 3−4 раза.
• Ушли накладки и ошибки в расчётах: теперь всё учитывается автоматически, а бухгалтеру достаточно выгрузить данные одним кликом.

Весь процесс внедрения amoCRM — это не про «IT ради IT», а про реальную пользу для бизнеса. Не бойтесь, что система будет сложной или сотрудники не разберутся — если CRM настраивать вместе с командой, объяснять на живых примерах, всё становится понятно уже после первого дня работы. Главное — внимательно проработать воронку и структуру базы: каждая компания уникальна, и система должна «думать» так же, как работает ваш бизнес.

Обратите внимание на автоматизацию задач и напоминаний: это убережёт от потери клиентов и денег. Не экономьте на интеграциях — подключайте почту, телефонию, хранение документов, используйте виджеты и аналитику. Чем прозрачнее все процессы, тем легче управлять компанией и контролировать результаты. Для международных команд особенно важно — перевести все поля на нужный язык и настроить единый стандарт хранения данных.

Наконец, не забывайте обучать команду и записывать короткие инструкции — это уменьшит страх перемен и ускорит адаптацию. Постоянно анализируйте отчёты и дорабатывайте процессы: CRM — это не замороженная система, а живой организм, который должен расти вместе с вашим бизнесом.

Когда мы только начинали, в компании царила усталость и тревога. Владельцы не знали, сколько заявок теряется по дороге, врачи постоянно дергали координаторов по пустякам, а отчёты собирались вручную до ночи. Каждый день был похож на борьбу с хаосом, и в какой-то момент стало ясно: дальше так нельзя.

Мы предложили начать с малого — сделать внедрение amoCRM простым и понятным. Вместе прописали путь клиента, создали удобные карточки для пациентов, врачей и компаний, автоматически разнесли расходы и доходы, интегрировали почту и документы. Уже через неделю команда почувствовала разницу: больше не надо было вспоминать, кому позвонить, где искать нужный файл или как найти пациента из прошлой недели.

Особой гордостью стала простота выгрузки данных: теперь все расходы, долги и истории оплат собирались в один клик. Бухгалтер радовался, а руководитель мог в любое время открыть отчёт и понять, на чём компания зарабатывает и где теряет деньги. Команда избавилась от рутинной переписки — amoCRM сам напоминал о важных задачах, не давал забыть про клиентов, показывал аналитику по каждому этапу воронки. Сотрудники начали работать увереннее и с удовольствием, а клиенты — чаще возвращаться и рекомендовать сервис друзьям.

Если вы устали от хаоса и ежедневной потери времени, внедрение amoCRM — это реальный способ навести порядок, вырасти и сделать бизнес прозрачным. Прозрачный учёт, автоматизация продаж и рост продаж с CRM — это то, что вы получите, если решитесь сделать первый шаг. Не ждите, пока компания начнёт буксовать — внедряйте amoCRM и убедитесь, как легко можно вырасти с помощью современных цифровых решений! 🚀