Кейс amoCRM Ifabrique

amoCRM для туроператора в Средней Азии: воронка под длинный цикл сделки и дорогие лиды с выставок

Как этапы воронки стали действиями менеджера, а сегменты клиентов ушли в теги — кейс делового туроператора, который сначала собрал CRM сам и понял, что так не работает
Имя собственника и название компании изменены по просьбе клиента. Сфера, регион и логика проекта переданы без искажений.

Коротко о кейсе

Корпоративный туроператор в Средней Азии живёт от двух выставочных сезонов в год. Каждый контакт с выставки — это часть бюджета на стенд, командировки и личное время собственника. Цикл сделки длинный: «сейчас не интересно» через два месяца легко превращается в реальный контракт.

До проекта собственник пытался собрать CRM сам. Этапы воронки описывали состояние клиента, а не действие менеджера. Контур пересобрали за две недели. Кейс публикуем с открытым финалом: система готова, дисциплина ежедневной работы в ней — задача внутри команды клиента, и мы об этом честно пишем.

О клиенте

«Альтаир Тур» — небольшое агентство в сфере делового и промышленного туризма в Средней Азии. Основное направление — корпоративные туры под ключ для юридических лиц: программы выездов российских компаний, тимбилдинги, авторские маршруты, отраслевые поездки.

Микро-компания, на рынке несколько лет. В amoCRM работают двое: руководитель отдела продаж Артём и менеджер. Тариф оплачен на пять пользователей с запасом на рост. Поток — порядка ста лидов в месяц, средний чек сделки — от двухсот до пятисот тысяч рублей, цикл от первого касания до оплаты — несколько месяцев.

Это не история про большую B2B-машину. Это история про маленькую команду в нише, где у неё нет права забывать о клиентах.

Как работали до проекта

Клиентов вели в Excel. Перед обращением в iFabrique Артём попробовал тестовый аккаунт amoCRM, поработал в нём около двух недель, перенёс базу из таблицы и собрал собственную версию воронки.

Основной канал лидов — личное участие в выставках. Артём формулирует это коротко:

«В основном это живое общение, которое прирастает в контакты. Я потом добавляю это в систему.»

На выставке собирается несколько десятков контактов за поездку. Все — корпоративные, все — холодные на момент знакомства. Часть через неделю готовы предметно обсуждать программу, часть — «может быть, через полгода», часть — «спасибо, не сейчас». В нише со средним чеком в сотни тысяч и согласованием решения внутри компании-клиента это нормальное распределение.

Параллельно велась переписка по почте, в WhatsApp, в Telegram. Сайт есть, но в B2B-воронке почти не участвует — поток оттуда идёт мимо отдела продаж, через знакомых и партнёров.

Где терялась управляемость

Один основной канал. Каждый контакт стоит компании заметно дороже среднего. Длинный цикл сделки. Всё это удерживается в голове и в файле Excel.

В таком сочетании теряются не «менеджеры». Теряются деньги — тихо, без громких провалов. Контакт с выставки записан, но к нему никто не возвращается. Сделка лежит на этапе «отправили КП» месяцами, пока клиент закрывает свою задачу у конкурентов. «Не интересно сейчас» через полтора-два месяца уходит в категорию «навсегда», потому что некому об этом напомнить.

Артём пришёл с запросом, который звучал нейтрально:

«Нужна простая сортировка — чтобы сразу было видно, где клиент только пришёл, с кем уже договорились о встрече, кто просто написал.»

На уровне симптомов он описывал интерфейс. На уровне последствий — речь шла о пропавшей части выставочного бюджета. В Excel и в наспех собранном тестовом аккаунте такую утечку невозможно увидеть как утечку. Она выглядит как обычный рабочий ритм.

Эта ситуация выглядит как частный случай туризма с выставочными лидами, но на практике она встречается в любом B2B с длинным циклом. Типовые точки, где заявки умирают между первым касанием и сделкой, мы подробно разобрали в статье о семи дырах между рекламой и сделкой — там же видно, почему рост рекламы без управляемого процесса не даёт роста выручки.

Главная ошибка: этап ≠ состояние

На аудите вскрылась типовая, но дорогая ошибка самостоятельной настройки CRM.
В тестовой воронке Артёма этапы назывались как характеристики клиента: «интересно», «может быть, интересно», «не интересно», «холодный». Каждый этап описывал, что собой представляет лид, а не то, что менеджер должен с ним сделать.

Внешне это разумно: клиенты разложены по корзинам, видно, кто где. На деле — замкнутый круг.

Если этап — это состояние клиента, движение по воронке зависит от настроения клиента. Менеджер ждёт. Автоматизировать нечего: непонятно, к какому моменту привязывать задачу.

Лид «не интересно» лежит на этапе «не интересно». Точка во времени отсутствует. Срок не привязать, потому что «не интересно» — это характеристика, которая может тянуться полгода. Воронка визуально работает. Продаж — нет.

В рабочей версии логику развернули.

Этап воронки — это действие менеджера. Состояние клиента — это тег. Если перепутать, CRM превращается в раскраску.

Этапы стали отвечать на вопрос «что менеджер только что сделал»: лид внесён, пример КП отправлен, персональное КП отправлено, персональное КП согласовано, договор отправлен. Шесть этапов, каждый — конечное действие, у каждого — встроенный следующий шаг.

Состояние клиента — то самое «интересно», «может быть, интересно», «не интересно» — ушло в теги. Теги не двигают сделку. Теги управляют сроками: с горячим связаться через три дня, с тёплым — через неделю, с холодным — через два месяца.

С этой логикой автоматизация наконец-то получила опору. Один и тот же этап теперь поддерживает три разных ритма работы — в зависимости от того, какой тег стоит на сделке. Лид может из «не интересно» перейти в «может быть, интересно» и сразу попасть в другой график возврата, не покидая своего этапа.

Артём не сделал «глупую ошибку». Он сделал ту ошибку, которую делают почти все собственники, собирающие CRM самостоятельно. Эту управленческую ловушку — когда этапы воронки называются красиво, но не управляют действиями менеджера — мы отдельно разбирали в MAX-канале iFabrique.

Что собрали в amoCRM

Состав работ был сознательно узким. Один основной канал лидов и команда из двух человек — раздувать систему интеграциями, которые не нужны, означало бы похоронить простоту, ради которой Артём пришёл.

Воронка из шести этапов под реальный B2B-процесс делового туризма: от внесения лида до получения оплаты, плюс автоматические переходы в «успешно реализовано» и «закрыто и не реализовано». Каждый этап — действие, не состояние.

Три тега сегментации: «интересно», «может быть, интересно», «не интересно». Проставляются менеджером по итогам разговора и определяют, через сколько вернётся следующая автозадача.

Автозадачи под цикл сделки. На «Лид внесён» — через час: связаться и предложить пример КП; через три дня — повторное касание; через неделю — проверка актуальности с прямым указанием закрыть сделку, если на связь не выходит. На «Пример К П отправлен» сроки расходятся по тегам: горячий лид — задача через три дня, тёплый — через неделю. На «Договор отправлен» — три задачи на касание: через день, через три дня, через неделю. После закрытия сделки в «не реализовано» автоматически появляются две задачи — через месяц и через два — на повторное касание с тем же клиентом.

Эта пара задач — самая важная конструкция кейса. В корпоративном туризме нет «холодных» лидов навсегда. Есть лиды, к которым нужно вернуться через два месяца. Эти две задачи — встроенная память за менеджера.

Обязательный флаг «Подтверждение получено». Без него сделка физически не двигается с этапа «Пример К П отправлен» на этап «Персональное К П отправлено». Это снимает целый класс типичных потерь, когда «отправили — вроде получил — что-то тишина».

Обязательное поле «Причина отказа» при закрытии сделки в статус «не реализовано». Два варианта на старте — «не актуально» и «нет ответа», — чтобы в аналитике было видно, какие из закрытых сделок имеет смысл реанимировать в первую очередь.

Поля под специфику туров: название тура, количество дней, количество человек, бюджет (с автоматическим обозначением рублей), бюджет клиента, открытое поле «что интересует в будущем». Названия туров оставили в ручном вводе — почти каждый тур собирается под конкретного заказчика.

Поле «Где связываться» в карточке контакта — выпадающий список: телефон, почта, Telegram, WhatsApp. Это решает мелкую, но раздражающую проблему: на повторных касаниях менеджер каждый раз заново вспоминал, в каком канале клиент готов общаться.

Импорт базы из тестового аккаунта в рабочий контур, чистка служебных тегов, разбор пустых сделок без контактных данных.

Обучение под видеозапись. В команде из двух человек обучение для руководителя и менеджера объединили в одну сессию — рассказали и про ежедневную работу со сделками, и про настройки администратора, и про аналитические разделы. Видеозапись передали клиенту: новый человек, который придёт в систему через месяц или через полгода, сможет посмотреть тот же материал, что и первая команда.

Срок реальной настройки — порядка двенадцати рабочих дней. От подписания работ до запуска воронки в эксплуатацию.

Что изменилось

Сразу оговоримся: «выросла конверсия» или «продажи стали быстрее» здесь не пишем. Для таких утверждений недостаточно времени и недостаточно данных. Но на уровне самой системы продаж — а это и есть зона ответственности iFabrique — изменения зафиксированы и проверяемы.

Воронка стала способом задавать менеджеру следующий шаг, а не способом раскладывать клиентов по корзинам. Каждый этап теперь либо подсказывает действие, либо физически блокирует движение сделки до тех пор, пока действие не выполнено. Между «лид внесён» и «договор отправлен» больше нет шагов, на которых менеджер мог бы остановиться без записанной системой задачи.

Сегментация перестала быть декоративной. Тег — это больше не пометка для отчётности. Тег — это параметр, который определяет, через сколько дней система снова напомнит о клиенте. Менеджер не выбирает, к кому возвращаться. Возвращение запланировано.

Закрытая сделка перестала быть концом истории. Через месяц и через два после закрытия в категорию «не реализовано» автозадача поднимает сделку обратно в поле зрения. Та самая «реанимация», без которой выставочная база за полгода превращается в кладбище.

Знание о клиенте больше не лежит в голове менеджера. Где сейчас находится сделка, что с ней нужно делать, в каком канале связь, кто принимает решение — всё это в воронке, в тегах, в обязательных полях, в задачах. Если менеджер уйдёт в отпуск или поменяется состав команды, новые сотрудники увидят ту же картину, что видел уволившийся.

Длинный цикл сделки стал управляемым. Шесть этапов воронки, три тега, восемь автоматических задач на разных шагах — этого достаточно, чтобы любой клиент в любом состоянии имел известный следующий срок, а не лежал в системе бессрочно.

Что показала фаза стабилизации

В пакете на момент проекта было предусмотрено сопровождение в объёме одной встречи. По нашему опыту, для B2B-проектов с длинным циклом сделки этого недостаточно. История «Альтаир Тура» это подтвердила.

Через четыре недели после запуска состоялась встреча по сопровождению. На прямой вопрос «как работается» Артём ответил:

«В принципе, всё понятно и просто.»

При этом в системе на момент встречи было заметное количество просроченных задач, а сделки лежали преимущественно на начальных этапах воронки. Артём это признал спокойно:

«Не было времени всё это разобрать.»

Это нормальная картина для первого месяца жизни любой новой системы. Не уникальная для туризма и не связанная с конкретным человеком. У собственника микро-компании, который сам в продажах, времени на «сесть и отдельно разобрать просроченные задачи» обычно не бывает. Их разбирают в потоке. И эта стадия — превращение настроенной системы в рабочую привычку — занимает не неделю.

На встрече предложили продолжение в формате пакета стабилизации: четыре встречи в течение месяца, на которых вместе с командой разбираются конкретные сделки, конкретные просроченные задачи, конкретные ошибки в проставлении тегов. Это не дополнительная настройка. Это сопровождение реальной работы.

Артём решил взять паузу — сначала своими силами войти в ритм, потом вернуться. Сейчас обсуждается следующий шаг сотрудничества: продолжить совместную работу в формате расширенного сопровождения. По нашему опыту, для бизнеса с такой моделью это не вопрос «надо или не надо», а вопрос времени.

Контур системы можно собрать за две недели. Привычка работать в нём собирается медленнее — и за клиента её не соберёт никто.

Открытая зона работы остаётся за командой клиента: дисциплина проставления тегов, разбор задач до конца дня, привычка не оставлять сделку без следующего шага. Это не задача настройки. Это задача внутренних правил. И вторая воронка — для другого направления внутри компании, которое команда обсуждает на перспективу. Когда оцифровка дойдёт до стадии «понятно, как должно выглядеть», у iFabrique готов план, как собрать её правильно с первого раза.

Главный вывод

Если бизнес держится на длинном цикле и дорогом канале лидов, перед выбором CRM имеет смысл задать себе один честный вопрос:

За что отвечает каждый этап моей воронки — за действие моего менеджера или за описание клиента?

Если за описание — это не воронка. Это таблица. И тогда любые «потери лидов» — это не проблема плохих людей. Это проблема того, что система не заставляет к ним вернуться.

CRM сама по себе не превращает хаос в управляемость. Управляемость появляется на стыке двух вещей: правильно собранной системы и дисциплины ежедневной работы внутри неё. Первая половина решается за две недели проектной работы. Вторая половина начинается сразу после запуска и продолжается всё время, пока команда работает в системе.

Именно поэтому сопровождение — не «опциональная допуслуга», а часть проекта. В кейсе «Альтаир Тура» эта часть пока не закрыта до конца. Эта честность важнее красивого финала.

Связанные материалы

Кейс B2B-консалтинга: как 40 сделок вышли из блокнота в систему — другая ниша, та же логика: длинный цикл, забывание клиентов, ставка на систему вместо памяти менеджера.

Кейс туроператора авторских туров: как перестали терять заявки из четырёх мессенджеров — соседняя сфера и другой угол: B2C, мессенджеры, единое окно вместо четырёх каналов.

Telegram-канал iFabrique — короткие разборы реальных кейсов и наблюдения о том, как теряется управляемость продаж.

MAX-канал iFabrique — регулярные мысли о продажах, дисциплине и системе следующего шага.

Узнали свою ситуацию?

Если, читая этот кейс, вы поймали себя на знакомых деталях — выставочные контакты, длинный цикл сделки, ощущение, что часть сделок «где-то лежит, но непонятно где», — оставьте номер. Перезвоним в течение часа в рабочее время.
На разговоре не будем продавать настройку. Сначала вместе посмотрим, где у вас сейчас может теряться управляемость продаж и какое решение в вашем случае действительно даст результат.
Show more