Как консалтинговая компания перестала терять клиентов и вывела 40 сделок в систему за 2 недели

Знакомая ситуация: клиенты где-то записаны, но непонятно где. Один в блокноте, другой в голове, третий в переписке месячной давности. Менеджер говорит «я помню», а через неделю выясняется — забыл перезвонить. Клиент ушёл к конкурентам.

Именно с этой проблемой пришёл руководитель консалтинговой компании из Татарстана. Год развивал направление в одиночку. Месяц назад собрал команду. Клиентов стало больше, а контроля — меньше.

Консалтинг для производителей тротуарной плитки и элементов благоустройства. Помогают заводам наладить качество, расширить ассортимент, выйти в премиум-сегмент. Работают с теми, кто уже купил оборудование и хочет выжать из него максимум. И с теми, кто только планирует запуск — помогают выбрать оборудование, составить техзадание, найти поставщиков.

Записи в блокноте. Буквально. Руководитель сам признал: «Мы организовались месяц назад, пока всё в блокнотике».

Проблемы, которые копились:

• Клиентам не писали вовремя — они остывали и уходили
• Невозможно понять, на каком этапе каждая сделка
• Руководитель не видит, что делают сотрудники
• Нет системы напоминаний — всё держится на памяти
• При передаче клиента другому сотруднику теряется история общения

«У нас есть ряд сделок, по которым мы даже не понимаем: клиент отказал или нет? Просто прекратили ему напоминать о себе» — из разговора с руководителем

Задача была конкретной: навести порядок в продажах и консалтинге. Без лишних наворотов, но с полным контролем.

Что хотел получить клиент:

• Видеть всех клиентов в одном месте, а не в трёх блокнотах
• Автоматические напоминания: система сама подскажет, когда пора звонить
• Контроль сотрудников: кто что делает, где затык
• Разделение процессов: продажи отдельно, консалтинг отдельно
• Защита базы: чтобы менеджер не мог удалить или выгрузить клиентов

Дополнительно — возможность общаться с клиентами через WhatsApp и Telegram прямо из CRM. Чтобы вся переписка сохранялась в карточке сделки.

Проект занял 2 недели от первого разговора до работающей системы. Это быстро для полноценного внедрения с тремя воронками и обучением команды.

• Неделя 1: переговоры, оплата, аудит бизнес-процессов
• Неделя 2: настройка воронок, подключение мессенджеров, обучение сотрудников и руководителя

1. Аудит процессов
Два созвона с руководителем и помощником. Разобрали по шагам: как приходят клиенты, что происходит после первого контакта, какие документы отправляют, как ведут консалтинг, когда считают сделку закрытой.

Выяснили, что процессов на самом деле три:

• Продажи — от заявки до подписания договора
• Консалтинг без оборудования — для тех, кто уже производит
• Консалтинг с оборудованием — для тех, кто только запускается

2. Проектирование воронок
Для каждого процесса — своя воронка со своими этапами. Не шаблон из интернета, а точное отражение того, как работает именно эта компания.

Воронка «Продажи»:
Заявка взята в работу → Клиент квалифицирован → КП отправлено → КП согласовано → Онлайн-встреча проведена → Шаблон договора отправлен → Правки внесены → Договор подписан → Предоплата получена → Успех

Воронка «Консалтинг без оборудования»:
Передано в консалтинг → Канал общения создан → Анализ отправлен → Положение о производстве → Промежуточные акты (5 штук) → Аттестация сотрудников → Акт выполненных работ → Оплаты получены → Успех

Воронка «Консалтинг с оборудованием»:
ТЗ определено → Поиск предложений на рынке → Агентские договора подписаны → Проект размещения создан → Договор поставки → Предоплата → Оплата по агентскому договору → Доставка → Монтаж и пусконаладка → Далее как в консалтинге без оборудования

3. Настройка автоматизации
На каждом этапе — автоматическая задача. Система сама напоминает: «Прошёл день с отправки КП — свяжись с клиентом». Или: «Прошло 3 дня — отправь каталог».

Это решает главную боль: клиенты больше не теряются из-за забывчивости. Даже если менеджер не заглядывал в CRM — задача будет висеть как просроченная. Руководитель увидит и спросит.

4. Карточка сделки
Настроили поля под специфику бизнеса:

• Название оборудования (которое есть)
• Название оборудования (которое планируется)
• Основная задача клиента
• Партнёрская организация (кто привёл клиента)
• Предполагаемые потребности (для допродаж в будущем)
• Причина отказа (список: нашёл других, дорого, поменялись планы, нет ответа)

5. Подключение мессенджеров
Интегрировали WhatsApp и Telegram. Теперь вся переписка с клиентом — в карточке сделки. Руководитель видит, что писали, как отвечали, где затянули с ответом.

6. Права доступа
Менеджерам запретили удалять сделки и экспортировать базу. Руководитель спокоен: даже если сотрудник уйдёт — клиенты останутся в системе.

7. Обучение
Два обучения: для сотрудников и для руководителя. Сотрудникам показали, как вести сделки, ставить задачи, работать с карточками. Руководителю — как контролировать работу, смотреть аналитику, настраивать права.

Что изменилось после внедрения:

40 сделок в системе
Все клиенты, которые были «в голове» и «в блокноте», теперь в CRM. Каждый на своём этапе воронки. Видно, кто горячий, кто остыл, с кем давно не связывались.

Ни один клиент не теряется
Автоматические задачи не дают забыть о клиенте. Прошло 3 дня после отправки КП — система напомнит. Менеджер не может сказать «забыл» — задача висит в списке.

Руководитель видит всё
Сколько сделок в работе, сколько на каждом этапе, у кого просрочены задачи. Не нужно спрашивать сотрудников — достаточно открыть аналитику.

Переписка сохраняется
WhatsApp и Telegram подключены. Вся история общения — в карточке. Если менеджер заболел или уволился, другой сотрудник подхватит клиента без потери контекста.

База под защитой
Менеджеры не могут удалить сделки или выгрузить контакты. Клиентская база — актив компании, а не личный блокнот сотрудника.

Прямой расчёт окупаемости:

До внедрения компания теряла клиентов из-за забывчивости. Если из 40 сделок терялось хотя бы 2−3 в месяц — это потенциальные контракты на сотни тысяч рублей.

Средний чек в B2B-консалтинге — от 100 000 рублей. Даже одна сохранённая сделка в месяц окупает годовую стоимость CRM и внедрения.

Ожидаемый эффект:

• Рост конверсии на 20−30% за счёт своевременных касаний
• Экономия 5−10 часов в неделю на поиске информации о клиентах
• Снижение риска потери базы при увольнении сотрудника — бесценно

Клиент планирует развивать систему:

• Подключить телефонию — чтобы звонки записывались и привязывались к сделкам
• Запустить рекламу в Яндекс. Директе и настроить автоматический приём заявок с сайта
• Добавить сквозную аналитику — чтобы видеть, какой канал приносит больше денег

Но это следующий этап. Сначала — научиться работать с тем, что есть. Привыкнуть к системе. Набить руку.