Как оптовая компания перестала терять 30 заявок в месяц и сократила время обработки в 6 раз

Знакомая ситуация: заявки приходят на почту, менеджеры работают каждый в своём ритме, руководитель не понимает, сколько клиентов в работе и на каком этапе. Excel-таблицы множатся, а чёткой картины нет.

Компания «ЭлектроОпт» (название изменено) жила так два года. Потом посчитали: каждая потерянная заявка стоит 50 000 рублей. При 30 потерях в месяц это 1,5 миллиона. В год — 18 миллионов рублей, которые просто утекали сквозь пальцы.

Этот кейс о том, как за две недели навести порядок в продажах и перестать терять деньги.

«ЭлектроОпт» — оптовый дистрибьютор электронных компонентов и электротехники. Работает в B2B-сегменте: клиенты — производственные предприятия, сборочные цеха, торговые компании. География — Россия, Беларусь, Молдова.

Отдел продаж — 5 человек. Около 300 заявок в месяц с сайта. Средний цикл сделки — 3 дня. Средний чек высокий, потому что продажи только оптом.

Раньше в компании уже пробовали CRM — Битрикс24. Не взлетело. Система оказалась слишком сложной, менеджеры её не заполняли, а руководство не видело смысла заставлять. CRM превратилась в мёртвый груз: деньги заплачены, система есть, но работают по-прежнему в почте и Excel.

Главные проблемы:

• Заявки терялись. Письма с сайта приходили на разные почтовые ящики. Менеджеры не успевали отслеживать, кто что взял в работу. Примерно 10% заявок просто терялись — это 30 клиентов в месяц.
• Клиенты уходили к конкурентам. Долгий ответ — типичная история. Пока менеджер разбирал почту, клиент уже получал счёт от конкурента.
• Обработка заявки занимала 2 часа. Найти письмо, понять контекст, поднять историю переписки, сформировать КП — всё это вручную.
• Руководитель не видел картину. Сколько сделок в работе? На каком этапе? Почему клиент отказался? Ответы на эти вопросы требовали созвонов и расспросов.
• Битрикс не прижился. Слишком сложный интерфейс вызывал отторжение. Менеджеры саботировали систему, потому что не понимали, зачем тратить время на заполнение полей.

«Была CRM ради CRM. Купили, потому что у всех есть. А зачем она нам — не понимали. Поэтому и не работало.»

Когда в компании посчитали стоимость потерянных заявок, стало понятно: нужна система, которая будет работать, а не просто существовать. Сформулировали четыре задачи.

• Перестать терять заявки. Все обращения с сайта должны автоматически попадать в единую систему. Никаких потерь между почтовыми ящиками.
• Ускорить обработку. Сократить время от получения заявки до отправки КП. Чем быстрее ответ — тем выше шанс закрыть сделку.
• Видеть воронку продаж. Руководитель должен в любой момент понимать: сколько сделок на каждом этапе, кто из менеджеров как работает, где узкие места.
• Подготовить базу для сквозной аналитики. В планах — подключить коллтрекинг и понять, какая реклама приносит продажи, а какая сжигает бюджет.

Почему выбрали amoCRM, а не остались в Битриксе? Ответ простой: amoCRM интуитивно понятнее. Менеджеры начинают работать сразу, без многодневного обучения. А если система проста — её будут использовать.

Внедрение разбили на понятные этапы. Никаких растянутых на месяцы проектов — через две недели менеджеры уже работали в системе.

Разобрались, как устроены продажи: откуда приходят заявки, какие этапы проходит клиент, где теряются сделки. Выяснили, что основной поток — с сайта на OpenCart. Формы обратной связи, быстрый заказ, корзина — всё это падало на почту и там терялось.

Построили воронку под реальный процесс компании:

1. Неразобрано — сюда автоматически падают все заявки с сайта
2. Заявка взята в работу — менеджер принял заявку и связывается с клиентом
3. Клиент квалифицирован — выяснили потребности, готовим предложение
4. КП отправлено — ждём обратную связь
5. Счёт выставлен — клиент согласился, ждём оплату
6. Счёт оплачен — согласовываем отгрузку

На каждом этапе настроили автоматические задачи. Прошёл день после отправки КП — менеджеру приходит напоминание: «Свяжись с клиентом, узнай решение». Через три дня — ещё одно. Система не даёт забыть о клиенте.

Это был самый сложный момент. Сайт на OpenCart, и техподдержка разработчика не сразу поняла, что нужно сделать. Но вопрос решили.

Подключили все формы с сайта:

• Обратный звонок
• Быстрый заказ
• Корзина с реквизитами
• Форма «Напишите нам»

Теперь любая заявка с сайта автоматически создаёт сделку в amoCRM. Контактные данные, товары, реквизиты — всё подтягивается. Файлы с реквизитами тоже передаются.

Добавили поля, которые нужны именно этому бизнесу:

• Способ отгрузки (склад, доставка, самовывоз, транспортная компания)
• Транспортная компания (Деловые линии, ПЭК, СДЭК, DPD)
• Тип предоплаты (50/50, 60/40, 80/20, 90/10)
• Срок постоплаты
• Причина отказа (дорого, долго, нет в наличии, не отвечает, передано партнёру)
• Юридическое лицо с автозаполнением по ИНН

Особенно удобно с ИНН: вводишь номер — система сама подтягивает название компании, адрес, КПП. Экономит время на каждой сделке.

Почтовые ящики менеджеров подключили к amoCRM. Теперь вся переписка с клиентом видна прямо в карточке сделки. Не нужно искать письма, поднимать историю — всё в одном месте.

Провели два обучения по часу: одно для менеджеров, второе для руководителей. Менеджеры научились вести сделки, ставить задачи, работать с карточками. Руководители — смотреть аналитику, контролировать воронку, настраивать права доступа.

Через неделю после обучения команда уже полноценно работала в системе. Без сопротивления - потому что система простая и реально помогает, а не создаёт лишнюю работу.

В 6 раз быстрее. Раньше менеджер тратил два часа на одну заявку: найти письмо, разобраться в контексте, поднять историю. Теперь вся информация в карточке сделки. Открыл — и работаешь.

Все заявки с сайта автоматически попадают в CRM. Этап «Не разобрано» видят все, он должен быть пустым. Заявка не может потеряться — система не даст.

Конверсия из заявки в продажу выросла на 3%. Почему? Быстрее отвечаем — клиент не успевает уйти к конкуренту. Не забываем перезвонить — автозадачи напоминают. Видим, где сделки застревают — можем вовремя вмешаться.

Посчитаем на пальцах:

• Потерянная заявка стоила 50 000 рублей
• Терялось 30 заявок в месяц
• Потери: 1 500 000 рублей в месяц
• В год: 18 000 000 рублей

Теперь эти деньги остаются в компании. Плюс рост конверсии даёт дополнительные продажи. Плюс менеджеры обрабатывают больше заявок за то же время — не нужно нанимать новых людей.

Время менеджера тоже деньги:

• Было: 2 часа на заявку x 300 заявок = 600 часов в месяц
• Стало: 20 минут на заявку x 300 заявок = 100 часов в месяц

Экономия: 500 часов в месяц — это почти 3 полные ставки менеджера

Первая попытка с Битрикс провалилась по одной причине: не было понятной цели. «CRM, чтобы была» — это не цель. «Перестать терять 30 заявок в месяц» — это цель.

Вторая причина — сложность системы. Если менеджерам непонятно, зачем заполнять поля, они не будут это делать. amoCRM проще, понятнее, и каждое действие в ней имеет очевидный смысл.

Внедрение CRM — это фундамент. Следующие шаги для «ЭлектроОпт»:

• Подключить телефонию (UIS). Все звонки будут записываться и привязываться к сделкам. Можно слушать разговоры, анализировать качество работы менеджеров.
• Запустить сквозную аналитику. Понять, какая реклама приносит продажи, а какая — только клики. Перераспределить бюджет на эффективные каналы.
• Подключить мессенджеры. Если клиенты начнут писать в WhatsApp или Telegram — эти каналы тоже нужно завести в CRM.

CRM — это не волшебная таблетка и не модный инструмент «потому что у всех есть». Это способ перестать терять деньги, которые вы уже заработали, но не смогли взять.

Каждая потерянная заявка — это реальные деньги. Каждый клиент, который не дождался ответа — это деньги. Каждый менеджер, который два часа ищет письмо в почте — это деньги.

Посчитайте, сколько вы теряете. А потом решите, готовы ли терять дальше.